Dette regelsæt beskriver, hvilke betingelser som vikarbureauer skal opfylde for at blive autoriseret i Vikarbureauernes Brancheforening (herefter VB). Endvidere beskrives hvordan ansøgere skal dokumentere opfyldelsen, og hvordan brancheforeningen kontrollerer om ansøgere og eksisterende medlemmer overholder betingelserne for autorisation.

 

 

1. Formål og organisation

 

1.1

 Formål: Autorisationens formål er, at skabe sikkerhed hos brugervirksomheder og medarbejdere i vikarbureauerne for, at autoriserede vikarbureauer overholder lovgivningen og de arbejdsgiverforpligtelser, som vikarbureauet har påtaget sig. Desuden skal autorisationen fremme en fair og sund konkurrence mellem autoriserede vikarbureauer.

 

1.2

Obligatorisk autorisation: Alle medlemmer af VB skal være autoriserede. Autorisationen opnås ved optagelse og skal fornyes årligt den 1. april.

 

1.3

Ikrafttrædelse: Autorisationen træder i kraft, når brancheforeningens autorisationsnævn har godkendt det, og det pågældende medlem har betalt kontingent til brancheforeningen for indeværende foreningsår.

 

1.4

Beslutningskompetence om autorisation: VBs bestyrelse uddelegerer sin beslutningskompetence efter vedtægternes § 3, stk. 2 og 4 (optagelse i foreningen) og § 4 stk. 2 (eksklusion) til et autorisationsnævn, der træffer beslutning om, hvorvidt en ansøger kan tildeles autorisation – og dermed medlemskab i VB – samt om et allerede autoriseret medlem kan få fornyet sin autorisation. Desuden behandler autorisationsnævnet klager over medlemmernes overtrædelse af betingelserne for autorisation og træffer beslutning om en eventuel sanktion. Afgørelser fra autorisationsnævnet kan ankes til VBs bestyrelse indenfor 14 dage efter, at udvalgets afgørelse er meddelt det pågældende vikarbureau eller den klagende part. VBs bestyrelse træffer herefter afgørelse i sagen på det førstekommende bestyrelsesmøde. En anke til bestyrelsen har opsættende virkning. Bestyrelsens afgørelse kan indbringes for generalforsamlingen efter bestemmelserne i vedtægternes § 3, stk. 3 og §4, stk. 3.

 

1.5

Autorisationsnævnet: Autorisationsnævnet sammensættes af 3 medlemmer af Vikarbureauernes Brancheforening . Autorisationsnævnet udpeges af VBs bestyrelse. Bestyrelsen kan løbende foretage udskiftninger i autorisationsnævnet, hvis det skønnes nødvendigt.

 

 

2. Autorisationskrav

 

2.1

Medlemskab af VB: Alle vikarbureauer, der opfylder betingelserne for optagelse i foreningen, som beskrevet i vedtægternes § 3, stk. 1, kan tildeles autorisation.

 

2.2

Serviceattest: Virksomheden skal ved optagelse i brancheforeningen eller hvert år inden den 1. marts indlevere en Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen uden anmærkninger. Attesten skal være indhentet senest 6 måneder inden den 1. marts. Medlemmet dækker alle omkostninger ved at indhente Serviceattesten.

 

2.3

Tro-og-love erklæring: Medlemmet skal ved optagelse i brancheforeningen eller hvert år senest den 1. marts indsende en tro-og-love erklæring, underskrevet af virksomhedens tegningsberettigede ledelse, der attesterer, at medlemmet der overholder samtlige vilkår om autorisation. Tro-og-love erklæringen skal også omfatte eventuelle underleverandører, der løser vikaropgaver på vegne af medlemmet.

 

2.4

Anciennitet i markedet: Virksomheden skal have været registreret i Danmark med samme CVR nummer – og haft vikaraktivitet i selskabet – i mindst 2 år. Der kan dispenseres, hvis et eksisterende selskab i Danmark, der opfylder betingelserne for autorisation, ejer hovedparten af det nystartede selskab, eller hvis det nystartede selskab er en del af en koncern, der allerede er etableret i Danmark, og hvor andre vikarbureauer i koncernen i øvrigt opfylder autorisationsbestemmelserne.

 

Bestyrelsen kan ligeledes dispensere fra anciennitetskravet, hvis ansøgeren er del af et udenlandsk vikarbureau, der har etableret et selskab i Danmark med vikaraktivitet. I den forbindelse er det en forudsætning, at det udenlandske bureau har drevet vikaraktivitet i hjemlandet i mindst 2 år, og desuden er medlem af en brancheforening og/eller arbejdsgiverforening i hjemlandet.

 

2.5

Uddannelseskrav: Mindst 1 medarbejder i virksomheden skal efter indmeldelsen i brancheforeningen deltage på det førstkommende Dansk Erhverv kursus i Vikarjura. Dette skal sikre, at der er den relevante viden i virksomheden om, hvad vikarbureauer skal tage højde for som arbejdsgiver for vikarer. Kurset for denne ene person er gratis for medlemsvirksomheden.

 

2.6

Overholde lovgivning: Medlemmer af brancheforeningen skal som en naturlig forudsætning overholde gældende lovgivning i Danmark.

 

2.7

Betaling fra en vikar: Der må ikke kræves hel eller delvis betaling af jobansøgere eller vikarer for nogen af de ydelser i vikarbureauet, der er direkte relateret til vikariater eller rekrutteringer gennem vikarbureauet.

 

2.8

Konkurrenceklausuler og jobformidlingshonorarer: Der må ikke pålægges vikaren kunde- og konkurrenceklausuler, som indskrænker vikarens frie adgang til erhverv. Det vil sige, at vikaren ikke må forhindres i at arbejde for andre vikarbureauer. Anvender medlemmet jobformidlingshonorarer, hvis en kundevirksomhed fastansætter vikaren under vikariatet eller indenfor en nærmere fastsat periode efter vikariatets afslutning, skal vikaren i ansættelseskontrakten informeres om, at dette kan forekomme. Vikaren har imidlertid ikke ret til nærmere information om de konkrete aftaler om jobformidlingshonorarer, da det kan afhænge af en konkret forhandling mellem vikarbureau og kunde. Niveauet for et jobformidlingshonorar skal være rimeligt. Her kan man for eksempel tage udgangspunkt i omkostningerne ved rekrutteringen, eller hvad en tilsvarende rekrutteringsydelse ville have kostet kunden.

 

2.9

Ansættelsesbevis: Medlemmerne skal sikre, at vikarer gives eller fremsendes et ansættelsesbevis i henhold til bestemmelserne i lov om ansættelsesbeviser/gældende overenskomster. Det betyder, at vikaren skal have et ansættelsesbevis, når vikariatet har en varighed af mindst en måned og en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på mindst 8 timer. Ansættelsesbeviset kan eventuelt bestå af en generel tilknytningsaftale og en specifik jobbekræftelse, der beskriver forhold ved det specifikke vikariat, således at ansættelsesbeviset tilsammen opfylder kravene i lov om ansættelsesbeviser.

 

2.10

Ansættelsesforhold omfattet af overenskomst: Medlemmerne er forpligtet til at overholde de overenskomster, som man har tilsluttet sig. Arbejder vikaren efter en overenskomst, skal det fremgå af et eventuelt ansættelsesbevis hvilken overenskomst, der er tale om.

 

2.11

Ansættelsesforhold, der ikke er omfattet af en overenskomst: For ansættelsesforhold, der ikke er omfattet af overenskomst, skal medlemmerne overholde de på deres respektive forretningsområder gældende vilkår i forhold til følgende punkter:

 

• Løn (grundløn samt eventuelle kvalifikationstillæg, funktionstillæg, anciennitetstillæg)
• Pension, hvis medarbejderen er berettiget til pension
• Overarbejdstillæg/afspadsering, hvis relevant
• Ulempe/genetillæg, hvis relevant
• Arbejdstid

 

De gældende vilkår på vikarbureauets respektive forretningsområder vurderes ud fra de vilkår, som en sammenlignelig medarbejder i de brugervirksomheder, som vikaren har været udsendt til, er berettiget til. Indtil EU’s vikardirektiv er implementeret i Danmark kan de gældende vilkår desuden baseres på en toneangivende overenskomst i den private sektor, der omfatter de pågældende arbejdsfunktioner. Findes en sådan overenskomst ikke, kan der henvises til en toneangivende overenskomst, der omfatter beslægtede arbejdsfunktioner.

 

 

3. Dokumentationskrav og medlemskontrol

 

3.1

Dokumentationskrav ved optagelseskontrol: Nye ansøgere skal for at blive autoriseret fremsende relevant dokumentation samt gennem en optagelseskontrol. Inden en optagelseskontrol påbegyndes skal følgende dokumentation indsendes til VBs sekretariat:

 

• Serviceattest, der højest er 6. måneder gammel
• Tro-og-love erklæring om at vikarbureauet overholder betingelserne for autorisation
• I tilfælde af at ansøgeren ikke er medlem af Dansk Erhverv, men af FASID og en anden arbejdsgiverorganisation fremsendes dokumentation for medlemskab af FASID og arbejdsgiverorganisationen. Desuden fremsendes en revisorerklæring på, at hovedparten af vikarbureauets omsætning er indenfor FASIDs overenskomstområde.
• I tilfælde af, at vikarbureauet ikke er registreret med branchekoden for vikarbureauer i CVR, skal der fremsendes dokumentation for, at vikarbureauet har haft vikaraktivitet i selskabet i mindst to år. Dette kan dokumenteres med vikaransættelseskontrakter, vikarkontrakter med brugervirksomheder eller vikarfakturaer til brugervirksomheder.
• En underskrevet anmodning om autorisation, hvor ansøgeren giver oplysninger om virksomheden og om, at ikke er etableret på grundlag af overtagede aktiviteter fra et andet selskab, der er under konkurs eller er erklæret konkurs, med samme navn eller et enslydende navn som det konkursramte selskab og som har samme ledelse og/eller centrale personkreds i virksomheden.

 

3.2

Dokumentationskrav ved fornyelse af autorisation: Alle autoriserede medlemmer skal inden autorisationen kan fornyes den 1. april indsende følgende dokumentation til VBs sekretariat:

 

• Serviceattest, der højest er 6. måneder gammel
• Tro-og-love erklæring om at vikarbureauet fortsat overholder betingelserne for autorisation

 

 

3.3

Optagelseskontrol/Medlemskontrol: Alle ansøgere skal gennem optagelseskontrol. For eksisterende medlemmer udtrækkes hvert år 5 medlemmer til en stikprøvekontrol. Et medlem, der har været udtrukket til den stikprøvekontrol, kan ikke udtrækkes til stikprøvekontrol ved de 2 efterfølgende ordinære stikprøvekontroller. I medlemskontrollen udtrækkes der hos hvert medlem 10 vikarers ansættelsesforhold i en given måned. De pågældende ansættelsesforhold kontrolleres efter autorisationsbetingelserne 2.6, 2.7, 2.8, 2.9, 2.10. Dette gøres ved at besvare et standard kontrol skema (der fremgår af bilag 1) med en ekstern kontrollør, der er udpeget af brancheforeningen. Den eksterne kontrollør informerer autorisationsnævnet om kontrolresultaterne. Bestyrelsen fastsætter i tvivlsspørgsmål de nærmere bestemmelser om medlemskontrollen.

 

 

4. Procedure for medlemskontrol/Optagelseskontrol

 

4.1

Udtrækning til stikprøvekontrol: De 5 autoriserede medlemmer, der skal gennem en stikprøvekontrol, udtrækkes tilfældigt af den eksterne kontrollør og foreningens sekretariatschef i forening. Udtrækning af medlemmer, der skal kontrolleres skal ske i starten af september måned.

 

4.2

Perioden for kontrollens gennemførelse: Optagelseskontroller gennemføres løbende. Stikprøvekontrollen gennemføres fra september måned og skal være afsluttet – inklusiv afrapportering til brancheforeningen – senest 1. december.

 

4.3

Periodeafgrænsning af stikprøven: Kontrolløren bestemmer en tilfældig måned indenfor det seneste år, som de 10 ansættelsesforhold skal udtrækkes i. Har vikaren flere ansættelsesforhold hos medlemmet i den pågældende måned, kontrolleres alene det første ansættelsesforhold. Den udtrukne måned anvendes ved kontrollen for alle 5 medlemmer, der skal kontrolleres i det pågældende år

 

4.4

Udtrækning af stikprøven: Når kontrolløren har bestemt hvilken måned der skal kontrolleres og hvilke medlemmer, der skal kontrolleres, informeres de pågældende medlemmer samt foreningens sekretariat. I samme forbindelse blive de udtrukne medlemmer bedt om at sende en liste over alle vikarer, der har haft ansættelse i vikarbureauet i den pågældende måned. Listen kan blot indeholde medarbejdernes numre, så navne og adresser på medarbejderen ikke fremgår af listen.

 

Kontrolløren skal modtage listen senest 10 arbejdsdage efter, at medlemmet er blevet anmodet om listen. Ud fra listen udtrækker kontrolløren 10 personer. Er der blandt de 10 udtrukne ansættelsesforhold medarbejdere, der ikke er ansat på vikar vilkår, udtrækkes nye ansættelsesforhold til der er udtrukket i alt 10 vikaransættelsesforhold.

 

Et medlem kan vælge, at udtrækningen af 10 ansættelsesforhold skal ske på vikarbureauets fysiske adresse, så medlemmet ikke skal fremsende lister over medarbejdere. I disse tilfælde aftaler kontrolløren hurtigst muligt med vikarbureauet, hvornår udtrækningen kan ske.

 

4.5

Kontrollen: Når kontrolløren har udtrukket de 10 personer aftales et kontrolmøde med vikarbureauet. Senest 5 arbejdsdage inden kontrolbesøget informeres vikarbureauet om, hvilke 10 ansættelsesforhold, der skal gennem stikprøvekontrol. Medlemmet bedes på forhånd finde eventuel ansættelseskontrakt, lønsedler og timesedler for de pågældende ansættelsesforhold. På kontrolbesøget udfyldes standard-kontrolskema (se bilag 1) sammen med medlemmet.

 

I tilfælde hvor udtrækningen af de 10 ansættelsesforhold er sket på vikarbureauets adresse, kan kontrollen gennemføres med det samme, hvis vikarbureauet på stedet har mulighed for at fremvise de nødvendige kontroldokumenter.

 

Er yderligere dokumentation eller redegørelser nødvendige fremsendes disse seneste 5 arbejdsdage efter kontrolbesøget, med mindre andet aftales med kontrolløren.

 

4.6

Bedømmelse af kontrolresultatet: Kontrolløren sender de udfyldte kontrolskemaer til brancheforeningen senest den 1. december. Eventuel indhentet yderligere dokumentation eller redegørelse vedlægges. Kontrolløren udarbejder en kort summering af kontrolresultaterne for hvert medlem. Autorisationsnævnet vurderer – på baggrund af de besvarede kontrolskemaer – om kontrolresultatet må formodes at opfylde autorisationsbetingelserne. Til brug for vurderingen af kontrolresultaterne kan autorisationsnævnet indhente skriftlige redegørelser fra Dansk Erhverv, der beskriver generelle regler eller bestemmelser i overenskomster. Finder autorisationsnævnet det nødvendigt, kan nævnet bede det kontrollede bureau om yderligere oplysninger eller dokumentation inden man træffer en afgørelse.

 

 

5. Klagemulighed

 

5.1

Klageberettiget: Alle kan indbringe en klage til VBs autorisationsnævn om, at et autoriseret vikarbureau ikke overholder betingelserne for autorisation. Det kan f.eks. være brugervirksomheder, vikarer, konkurrerende vikarbureauer, fagforeninger og myndighederne.

 

5.2

Formkrav: En klage skal indeholde en angivelse af, hvilke betingelser for autorisation som det pågældende medlem ikke overholder. For at klagen kan behandles skal klageren dokumentere – eller på anden måde sandsynliggøre – at der har fundet en overtrædelse sted af betingelserne for autorisation.

 

5.3

Høringsret: Inden autorisationsnævnet kan behandle en klage skal den anklagede part have en mulighed for at kommentere klagen og eventuelt sende en skriftlig redegørelse og dokumentation. Den anklagede part har ret til at se klagen og få information om, hvem der er den anklagende part. Den anklagede part har ret til minimum 14 dages frist til at fremsende kommentarer eller redegørelse og dokumentation til anklagen.

 

5.4

Pligt til belysning af sagen: Et anklaget autoriseret medlem er forpligtet til at fremlægge den dokumentation, som autorisationsnævnet finder nødvendig, samt i øvrigt bidrage til belysning af sagen. Den anklagede part dækker alle rimelige omkostninger til dokumentation. Autorisationsnævnet kan pålægge både den anklagede og den anklagende part at være fysisk til stede i forbindelse med autorisationsnævnets behandling af klagen.

 

 

6. Sanktion ved overtrædelse af autorisationsbetingelserne

 

6.1

Overtrædelse af generelle autorisationsbetingelser: Manglende opfyldelse af autorisationsbetingelserne 2.1,2.2, 2.3, 2.4, 2.5 medfører at anmodning om medlemskab afvises og at allerede autoriserede medlemmer mister sin autorisation.

 

6.2

Overtrædelser af specifikke bestemmelser: Autorisationsbetingelserne 2.6, 2.7, 2.8, 2.9, 2.10 og 2.11 kontrolleres ved en optagelseskontrol samt en stikprøvekontrol for allerede autoriserede medlemmer.

 

Forekomst af systematiske kritiske fejl i kontrollen medfører afslag på optagelse i foreningen eller eksklusion af foreningen og fratagelse af autorisation for eksisterende medlemmer. Systematiske kritiske fejl er kendetegnet ved systematiske overtrædelser af autorisationsreglerne med henblik på at sikre sig en konkurrencefordel i markedet. Systematiske fejl skal optræde i samtlige relevante stikprøver. Fejlene skal samtidig være kritiske i den forstand, at de har væsentligt betydning for medlemmets prissætning samt for kunden og for de vilkår der bydes den vikarerne.

 

Optræder der kritiske fejl i 3 eller flere af de 10 udtrukne personalesager afvises optagelse af foreningen, men ansøgeren kan anmode om en ny optagelseskontrol efter 1 måned. Optræder der kritiske fejl i 3 eller flere af de eksisterende medlemmers 10 udtrukne personalesager skal medlemmet skriftligt meddele autorisationsnævnet, hvordan man vil sikre sig mod gentagelser af de identificerede fejl. Samtidig vil medlemmet efter 3 måneder igen skulle gennem en ny stikprøvekontrol. Viser stikprøven fortsat 3 eller flere af de samme kritiske fejl mistes autorisationen. Kritiske fejl er kendetegnet ved at have væsentlig betydning for medlemmets prissætning samt for kunden og for de vilkår der bydes vikarerne, men om ikke vurderes at være intentionelle eller systematiske.

 

Optræder der administrative fejl i 5 eller flere af de udtrukne 10 personalesager skal ansøgeren eller medlemmet skriftligt redegøre overfor autorisationsnævnet, hvordan man vil rette op på de identificerede fejl. Autorisationsnævnet vurderer på baggrund af redegørelsen om man er tryg ved, at der vil blive rettet op på fejlene. I givet fald optages ansøgeren som medlem og eksisterende medlemmer får deres stikprøvekontrol godkendt. Optræder der administrative fejl i alle de udtrukne personalesager, skal ansøgere gennem en ny optagelseskontrol efter 1 måned, mens eksisterende medlemmer skal gennem en ny medlemskontrol efter 6 måneder.